Um Programa de Compliance é um sistema complexo e organizado, composto de diversos componentes, que interage com outros componentes de outros processos de negócios da empresa e, também, com outros temas. É um sistema que depende de uma estrutura múltipla que inclui pessoas, processos, sistemas eletrônicos, documentos, ações e ideias. A estes “componentes” dá-se o nome de “pilares” do programa de compliance, a WRBM CONSULTORIA fornece todo processo para sua organização ou negócio local.

PRIMEIRO PILAR – SUPORTE DA ALTA ADMINISTRAÇÃO

Um robusto programa de compliance deve receber o aval explícito e apoio incondicional dos mais altos executivos da empresa. Além disso, as empresas que têm um programa de compliance efetivo devem nomear um profissional para o cargo de responsável pela área de Compliance, com autoridade e recursos suficientes, e com suficiente autonomia de gestão, para garantir que o programa seja eficaz para prevenir, detectar e punir as condutas empresariais antiéticas.

SEGUNDO PILAR – AVALIAÇÃO DE RISCOS

Riscos são eventos com impactos negativos no atingimento de um objetivo. Riscos são eventos potenciais, não certos. Portanto é muito importante que, antes de se falar em avaliação de riscos, se conheça os objetivos de sua empresa e do seu programa de compliance, pois este pilar é uma das bases do sucesso do programa de compliance, uma vez que o código de conduta, as políticas e os esforços de monitoramento deverão ser construídos com base nos riscos que forem identificados como relevantes durante esta fase de análise. A efetiva condução de uma análise de riscos envolve uma fase de plenajemento, entrevistas, documentação e catalogação de dados, análise de dados e estabelecimento de medidas de remediação necessárias.

TERCEIRO PILAR – CÓDIGO DE CONDUTA E POLÍTICA DE COMPLIANCE

Após a avaliação dos riscos e identificação das leis, regulamentações, códigos de indústria etc aplicáveis a suas operações, inicia- -se a documentação do Programa de Compliance com a elaboração das políticas de compliance. Essa documentação serve como a formalização inicial daquilo que é a postura da empresa em relação aos diversos assuntos relacionados a suas práticas de negócios, e servirá como uma bússola que guiará – em conjunto com as ações e exemplos da alta administração que vimos há pouco — seus funcionários para o caminho de prátivas éticas e legais (“compliant”) na condução de suas atividades. Também servirá para evidenciar o compromisso da empresa com o Programa de Compliance, pois qualquer discussão sobre a efetividade de um Programa de Compliance passa pela avaliação da existência, do nível de formalização, da qualidade e do alcance das políticas e procedimentos relacionadas ao programa.

QUARTO PILAR – CONTROLES INTERNOS

Os controles internos são mecanismos, geralmente formalizados por escrito nas políticas e procedimentos da empresa, que, além de minimizar riscos operacionais e de compliance, asseguram que os livros e registros contábeis e financeiros reflitam completa e precisamente os negócios e operações da empresa, conforme requerido por diversos instrumentos, como o FCPA e a Lei Sarabannes-Oxley. Entre outras coisas, os controles internos estabelecem as regras para revisão e aprovação de atividades (especialmente aquelas ligadas a compromissos contratuais e despesas), existência das atividades (para se evitar pagamentos por serviços não-prestados, por exemplo), documentação suporte, processamento e registro das transações.

QUINTO PILAR – TREINAMENTO E COMUNICAÇÃO

Após a identificação dos riscos, da definição dos responsáveis pelo Programa e da elaboração do Código de Conduta e das políticas de compliance, é de suma importância que tudo isso seja devidamente comunicado ao restante da Companhia. Cada funcionário da empresa, do chão de fábrica ao CEO, deverá entender os objetivos do Programa de Compliance, as regras e, talvez o mais importante, seu papel para garantir o sucesso do programa. Há diversas maneiras de se conduzir treinamentos e comunicações (presencial vs online, concentrada ou em pílulas, realizadas por profissionais internos ou externos), cada uma delas com seus prós e contras, custos, facilidade de acesso e de entendimento. É importante que o responsável pelo Programa de Compliance busque o equilíbrio entre custo e benefício.

SEXTO PILAR – DISPONIBILIZAÇÃO DE MECANISMO

Os canais de comunicação do tipo “Canal de Denúncia” fornecem aos funcionários e parceiros comerciais uma forma de alertar a empresa para potenciais violações ao Código de Conduta, a outras políticas ou mesmo a respeito de condutas inadequadas de funcionários ou terceiros que agem em nome da empresa. Além de ser esperado pelos reguladores que as empresas implementem este tipo de canal de comunicação, no qual os funcionários ou parceiros comerciais podem entrar em contato para relatar suas preocupações e denúncias de forma confidencial e anônima, e dentro dos termos da lei local, este tipo de canal é a principal fonte de identificação de fraudes. Além disso, aqueles funcionários que querem fazer a coisa certa e que estão vendo algo errado acontecendo precisam ter um canal seguro para comunicarem suas preocupações para a empresa.

SÉTIMO PILAR – INVESTIGAÇÃO DE MECANISMO

As empresas devem possuir processos internos que permitam investigações para atender prontamente às denúncias de comportamentos ilícitos ou antiéticos. Tais processos devem garantir que os fatos sejam verificados, responsabilidades identificadas e, em sendo necessário, definir as sanções (medidas disciplinares, por exemplo) e ações corretivas mais apropriadas e consistentes a serem aplicadas, não importando o nível do agente, gerente ou funcionário que as causou. Uma investigação eficaz protege os interesses da Companhia e dos seus acionistas por meio da prevenção e detecção de má conduta, de uma razoável garantia de que as atividades da Companhia estejam de acordo com as leis e regulamentações aplicáveis e, também, identificando áreas de melhoria para as operações internas. E, também, demonstra o compromisso da Companhia com fazer o correto e punir aqueles que não compartilham dos mesmos valores éticos que ela.

OITAVO PILAR – DUE DELIGENCE DE TERCEIROS

E se a sua empresa tem um sério compromisso com o cumprimento da lei e com a integridade corporativa. Ou seja, está, efetivamente, empenhada em implementar um Programa de Compliance efetivo e fazer a coisa certa, mas um de seus terceiros não tem o mesmo compromisso e acaba por cometer um ilícito enquanto está representando sua empresa?

”ASSIM, EMPRESAS QUE REALIZAM NEGÓCIOS POR MEIO DE PARCEIROS, REPRESENTANTES OU REVENDEDORES DEVEM ADOTAR UM ROBUSTO PROCESSO DE DUE DILIGENCE (OU AVALIAÇÃO PRÉVIA À CONTRATAÇÃO) PARA ENTENDER DE FORMA ABRANGENTE A ESTRUTURA SOCIETÁRIA E SITUAÇÃO FINANCEIRA DO TERCEIRO, BEM COMO LEVANTAR O HISTÓRICO DOS POTENCIAIS AGENTES E OUTROS PARCEIROS COMERCIAIS, DE FORMA A VERIFICAR SE ESTES TÊM HISTÓRICO DE PRÁTICAS COMERCIAIS ANTIÉTICAS OU QUE, DE OUTRA FORMA, PODERÁ EXPOR A EMPRESA A UM NEGÓCIO INACEITÁVEL OU QUE ENVOLVA RISCOS LEGAIS”.

NONO PILAR – MONITORAMENTO E AUDITORIA DO FUNCIONAMENTO DO PROGRAMA

A robustez de um programa de compliance se mede pela sua efetividade e para saber se o programa de compliance está caminhando na direção correta, é necessário implementar um processo de avaliação constante, chamado monitoramento, bem como auditorias regulares, que visam identificar se os diversos pilares do Programa de Compliance estão funcionando conforme planejado, se os efeitos esperados da conscientização dos funcionários estão se materializando na Companhia e se os riscos identificados previamente estão sendo controlados como previsto (e, também, se novos riscos surgiram no decorrer das operações).

DÉCIMO PILAR – TRANSPARÊNCIA NOS NEGÓCIOS

A transparência dos negócios ajuda a garantir que todas as partes de uma transação estejam cientes de todas as relações que podem ter influência sobre a capacidade das partes para honrar suas obrigações e compromissos livres de quaisquer influências concorrentes. Ter um processo que preveja a divulgação de quaisquer conflitos ou potenciais conflitos de interesse que possam surgir, quer pelos proprietários da empresa, diretores, administradores, gerentes ou empregados ou por agentes de uma empresa ou parceiros de negócios comerciais, é uma característica tamém importante de um Programa de Compliance.